Paris Office Manager & Executive Assistant

OFFRE D’EMPLOI

« Office manager & Assistant(e) de direction » H/F

Amcor Flexibles Europe Middle East & Africa (AFEMEA), est une division du groupe Amcor, leader mondial de l’emballage pour les aliments, boissons, produits pharmaceutiques ou encore appareils médicaux., . La division comprend une dizaine de sociétés en France.

Nous recherchons un(e) Office manager & assistant(e) de direction pour nos bureaux situés aux portes de la Défense, qui accueillent une cinquantaine de collaborateurs.

Vos missions comportent deux volets :

1- Office management : faire en sorte que nos bureaux soient des lieux de travail et de vie accueillants et fonctionnels, gérer les sujets matériels et les problèmes techniques

- Accueil des visiteurs

- Traitement du courrier et des colis (arrivée, départ, recommandés, re-distribution, …)

- Gestion des badges d’accès au site

- Gestion des salles de réunion (réservations, préparation des salles)

- Gestion des services généraux du site :

o Gestion des fournitures de bureau, café, … (suivi stock, commandes de réappro, rangement)

o Identification des besoins et suivi des opérations d’entretien et de maintenance

o Participation aux réunions de co-locataires de l’immeuble, aux commissions RIE

o Suivi des contrats de service ou prestation

- Assistance à l’organisation des meetings et à l’organisation des déplacements (réservation d’hôtel, restaurant/plateaux repas,…)

- Organisation de moments de convivialité, assistance à l’organisation d’évènements

2- Assistanat du Service Support France en charge du back-office administratif et financier pour l’ensemble de nos entités françaises

- Gestion du parc auto :

o Etre l’interface avec le prestataire externe, notamment sur l’approbation des renouvellements de véhicules et l’approbation des factures

o Gestion des contraventions véhicules de société

- Gestion des ouvertures/fermetures de cartes de Crédit Corporate

- Secrétariat juridique des sociétés : assistance à la rédaction, suivi des dossiers, formalités de dépôts, obtention des KBis, …

- Etablissement des bons de commandes du périmètre et validation des prestations réalisées

- Gestion des demandes de référencement de nouveaux fournisseurs

- Gestion des assurances spécifiques à la France, assistance aux sites pour les dossiers de dommages

- Classement et archivage

- Diverses tâches administratives en soutien au service

Vous maîtrisez Word, êtes à l’aise avec les chiffres et Excel, vous avez de bonnes qualités rédactionnelles et votre anglais est opérationnel.

Vous êtes dynamique, autonome, impliqué, et pro-actif, tout en sachant être discret. Disponible, et doté d’un excellent relationnel, vous avez un état d’esprit collaboratif et de service. Vous avez le sens de l’organisation, de la confidentialité, et vous aimez la polyvalence.

Vous avez de préférence une première expérience d’au moins un an en assistanat ou Office Manager, mais si ce n’est pas le cas votre personnalité peut faire la différence !